Pisarniško delo se pogosto zdi nepovezano z drastičnimi spremembami. A za kulisami se dogaja nekaj, kar vam vsak dan krade ure – neučinkoviti postopki za obdelavo in upravljanje dokumentov. Počasno iskanje datotek, ročno vnašanje podatkov in zamude pri podpisovanju dokumentov so postali »tihi kradljivci« produktivnosti, ki zmanjšujejo motivacijo ekip in zvišujejo stroške. Da bi bolje razumeli, kako pereč je problem, smo zbrali nekaj ključnih statistik.
Poudarki raziskav
83 % zaposlenih podvaja datoteke
Večina zaposlenih mora večkrat ustvariti isto datoteko, ker originala ne najdejo ali ne vedo, katera verzija je prava. Po podatkih M‑Files-filecenter.com 83 % zaposlenih ponovno ustvarja datoteke, kar povzroča zmedo in podvajanje dela. Posledica so nepotrebni dokumenti, izguba časa in povečana verjetnost napak.
76 % pisarniških delavcev dnevno porabi do tri ure za ročni vnos
Ročni vnos podatkov še vedno prevladuje v marsikaterem podjetju. Raziskava (Zapier) navaja, da 76 % pisarniških delavcev vsak dan izgubi do tri ure pri ročnem vnosu podatkovfilecenter.com. To pomeni, da skoraj polovico delovnega dne namenijo nalogam, ki bi jih lahko opravljala programska oprema.
66 % podjetij ima zamude pri potrjevanju dokumentov
Ko govorimo o odobritvah in revizijah, postanejo fizični podpisi in ročni procesi ozko grlo. Po podatkih M‑Filesfilecenter.com kar 66 % podjetij priznava, da se sooča z izzivi pri odobritvi dokumentov – pogosto zato, ker je postopek ročen in preveč zapleten. Zamude podaljšajo projekte, upočasnijo prodajne cikle in negativno vplivajo na sodelovanje med oddelki.
Kaj pomeni za vaše podjetje?
Ti trije podatki jasno kažejo, da ročni postopki in nepregledne arhive niso samo neprijetnost, ampak resna grožnja produktivnosti. Ponovno ustvarjanje dokumentov in ročni vnosi vam kradejo čas, ki bi ga lahko porabili za strateške naloge. Zamude pri potrjevanju pa upočasnjujejo vse procese – od nakupov do podpisa novih pogodb.
Digitalizacija ponuja rešitve: centralizirani sistemi za upravljanje dokumentov omogočajo hitro iskanje in edinstvene verzije; avtomatizacija vnosa podatkov odpravlja ročne napake; elektronski podpisi in delovni tokovi pa bistveno skrajšajo čas odobritve.
Zaključek
V dobi, ko tehnologija omogoča preproste in učinkovite rešitve, si podjetja ne morejo več privoščiti, da bi jih »tihi kradljivci« ovirali pri delu. Če želite svojo pisarno spremeniti v produktivno in digitalno napredno okolje, je zdaj pravi čas.
Potrebujete pomoč pri digitalizaciji? Kontaktirajte me – z veseljem vam predstavim, kako s prilagojenimi spletnimi aplikacijami in integracijami zmanjšamo ročno delo, pohitrimo odobritve in povečamo transparentnost.
SL 
EN